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LA TECNOLOGÍA DE LAS REUNIONES, Las herramientas que impulsan la comunicación, colaboración y productividad

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De cuatro paredes a ninguna: hoy en día las reuniones se celebran en cualquier momento y en cualquier lugar.

Ya no se puede definir una oficina solo por su espacio físico. Los entornos de trabajo pueden ser cualquier lugar y pueden estar muy determinados por las personas participantes. Gracias al acceso a Internet de alta velocidad, a los servicios de colaboración basados en la nube, a la tecnología móvil y al equipo de audio avanzado, las personas pueden conectarse entre sí en cualquier momento.

De este modo, el trabajo es más un estado de ánimo que un lugar al que ir pero depende de la tecnología. Cuando se trata de reuniones virtuales, es vital contar con una conectividad robusta y a prueba de fallos. Es la única manera de que cada uno de los participantes en la reunión pueda participar de una manera activa y productiva y el único modo de que todo el mundo pueda escuchar y ser escuchado o, en el caso de las videoconferencias, ver y ser visto.

El objetivo es hacer que cualquier reunión virtual sea lo más natural posible, como si todo el mundo estuviera sentado alrededor de la misma mesa. Las conversaciones deben ser fluidas. Los gráficos deben ser claros. La tecnología utilizada debe permitir que los participantes colaboren de manera dinámica. En otras palabras, la tecnología debería ser el marco que ayuda a dar forma a la reunión.

Las vistas y los sonidos de la tecnología de las reuniones Diseñar el entorno de reunión adecuado implica tener en cuenta una amplia serie de aspectos relativos a las tecnologías audiovisuales. La regla principal: la tecnología debe trabajar para las personas que la usan.

La colaboración en un espacio virtual es más fácil si se cuenta con apoyo visual. Poder compartir la pantalla, vídeo bidireccional y una pizarra compartida para facilitar la interacción virtual dinámica son herramientas necesarias para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficaz a pesar de la distancia.

La calidad de sonido es vital en las reuniones virtuales. Para aquellos que se conectan desde una ubicación remota, el audio de alta definición les permite sonar naturales y ser escuchados claramente. Al mismo tiempo, si están llamando desde un entorno ruidoso, la tecnología de silencio y cancelación de ruido ayuda a minimizar el ruido de fondo que puede distraer.

Elección de la tecnología de reunión virtual adecuada: algunas preguntas que hacer

La tecnología de reuniones virtuales se ha convertido rápidamente en una herramienta esencial para grupos de trabajo distribuidos y, en muchas organizaciones, es el principal método de interacción entre compañeros. Como resultado, hay una serie de cuestiones a tener en cuenta que ayudarán a garantizar que un entorno de reunión virtual está funcionando eficazmente para sus usuarios. Estos son algunas...

Tener en cuenta el número de participantes y dónde están ubicados

A veces, más no es mejor. Tener más gente en una reunión, virtual o no, puede resultar confuso y se tiende a que una minoría selecta domine la conversación. Sin embargo, si es necesario un grupo grande y hay participantes remotos, es mejor buscar un entorno de reunión en línea que permita a los usuarios compartir pantallas, ver quién está hablando y hacer comentarios basados en texto a individuos específicos. Cuando hay varios usuarios participando desde varias ubicaciones remotas, se debe contar con la infraestructura adecuada para permitir el uso eficaz de las herramientas requeridas. Debes tener en cuenta cuestiones como el ancho de banda, firewalls que pueden requerir soluciones alternativas de antemano, cualquier permiso que sea necesario pedir con antelación y la posibilidad de descargar cualquier aplicación que sea necesaria.

Saber quién lidera y quién participa

La reuniones más eficaces tienen roles claramente definidos: un líder, presentadores y participantes. Esta cuestión es mucho más importante en los entornos virtuales. En llamadas más grandes, es útil disponer de una tecnología que permita al líder silenciar a todos aquellos que no están hablando mientras permite que las preguntas y peticiones por escrito hablen en nombre de los que están escuchando.

Si el mismo grupo se reúne periódicamente, sería beneficioso contar con un portal de colaboración/espacio de reunión que permita compartir archivos, mensajería instantánea y videoconferencia instantánea. Este destino único puede servir también como un intercambio de conocimientos en el que los usuarios pueden publicar comentarios, archivos y actualizaciones para que todos los miembros del grupo puedan verlos.

Planificar para todos los dispositivos que se están utilizando

Algunos usuarios pueden estar llamando desde su escritorio, mientras que otros podrían estar llamando desde un portátil, tablet, smartphone, altavoz o un teléfono de escritorio. Es importante probar todos los escenarios posibles. Los auriculares con anulación de ruido pueden ayudar a asegurar una calidad de sonido consistente en diversos dispositivos y en varias condiciones.

Identificar los requisitos de tecnología específica de antemano

Todos los usuarios deben ser conscientes de los requisitos técnicos con suficiente antelación a la llamada de conferencia. Por ejemplo, ¿se requiere una webcam? ¿Internet de alta velocidad? ¿Altavoces? ¿Auriculares? Esto les permitirá instalar y probar todo lo necesario para que las herramientas de la reunión funcionen correctamente. Además, si todos los usuarios pertenecen a la misma organización, es conveniente utilizar una herramienta de conferencia web integrada con el directorio de la organización. Esto hace que sea fácil enviar solicitudes rápidas para reuniones improvisadas. En el caso de los usuarios que están fuera de la organización, hay que verificar su configuración de firewall y proxy para que las conexiones se hagan más rápidamente.

Saber qué debe verse y quién tiene que ser escuchado

¿Es necesario que los participantes de la reunión se vean? ¿Necesitan compartir una pizarra o un escritorio? ¿Están mostrando un vídeo o pasando una presentación? La verdadera colaboración proviene de una combinación de vista y sonido unidos a las herramientas adecuadas. ¿Cuentas con las tecnologías requeridas para garantizar que se cubren todas estas necesidades?

Ten un plan B

Por desgracia, las dificultades técnicas se producen ocasionalmente, así que es importante contar con un plan alternativo. Es una buena idea, por ejemplo, probar todas las contraseñas de antemano y solicitar al equipo de asistencia técnica que esté preparado a través de mensajería instantánea, en caso de que el organizador de la reunión o los participantes experimenten alguna dificultad.

CAPACIDAD DE LA RED

El objetivo es hacer que cada reunión se vea, suene y parezca tan natural como sea posible, pero conseguirlo requiere contar con la capacidad de red necesaria. Tener una mala conexión puede afectar significativamente a la productividad de las reuniones.

Consideraciones:

Para dar cabida a las exigencias de calidad de audio y video HD, se requiere un ancho de banda de alta velocidad específico para ello. Es vital contar con fiabilidad con latencia mínima para maximizar el tiempo de actividad en todos los extremos de vídeo, puentes de conferencia y firewalls. Al mismo tiempo, es importante informar a los usuarios remotos sobre las mejores prácticas Wi-Fi para garantizar que, por ejemplo, sus velocidades de carga y descarga son suficientes para satisfacer las demandas de una herramienta de conferencia web.

CONTROL

Es posible que se requiera de una cabina de control. Ésta puede servir para administrar las funciones del equipo de videoconferencia, instalar equipo de traducción simultánea o almacenamiento de equipos auxiliares.

Las características que debe cumplir es que desde ahí se debe tener una buena visibilidad de toda la sala, principalmente a los ponentes y a las pantallas de los monitores, y que las personas que se encuentren dentro de ella no distraigan a los participantes de la videoconferencia.

Por ejemplo: el keypadCUE-55, teclado compacto equipado con ocho botones con indicador LED, Cada botón puede ser configurado para cualquier función (apagar, encender, cambiar, volumen, mute. etc.). Caja de aluminio, compatible con cajas de pared eléctricas estándar, comunicación de datos RS-485 – Fuente de alimentación 24 VDC.

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