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Los nuevos retos para los salones de reuniones y videoconferencias

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En el constantemente cambiante mundo de las tecnologías y los negocios, no acabamos de entender un termino y una tendencia cuando ya aparece otra que viene a revolucionar lo que estábamos apenas asimilando.

En el mundo de los sitios para reunirse y colaborar dentro de la empresa, el termino "Huddle Room" puede ser la tendencia "novedosa" mas fuerte de los últimos días, en donde todos los fabricantes audiovisuales quieren participar ya sea colocando sus micrófonos, altavoces, cámaras, muebles, tableros y/o demás equipamientos que buscan hacer estas salas mas ágiles, funcionales y colaborativas. (Huddle Room se le llama a todas estas salas de reuniones pequeñas, normalmente para 4 o 6 personas que están regadas por los diferentes pisos de las grandes empresas)

Los Huddle room permitieron que las reuniones se bajaran de los altos niveles gerenciales a los niveles medios y hasta los operativos, permitiendo tener así un montón de sitios para que la colaboración entre las diferentes personas y las reuniones se pudieran hacer a todo nivel y sin tanto misterio, por esto pasamos de tener 2 o 3 salas de reuniones por empresa a 50 o inclusive cientos de ellas, y de allí el interés de todos los fabricantes por participar en este nuevo mercado ampliado.

https://www.a-int.info/pub/form/15_informaci_n_de_contacto/3e2q6j/

Pero no solo esto paro allí, los huddle room democratizaron las videoconferencias y las hicieron disponibles para todos los niveles, ya sea por que se utilizaran sistemas especialmente diseñados para estos salones con codecs físicos como los Collaborate300 de ClearOne con todas las ventajas que estos tienen, sino que con la aparición de softcodecs (videoconferencias en la nube) de alto nivel como el Spontanea de ClearOne o inclusive los gratuitos como Skype esto se desengancho del mundo exclusivo de las grandes compañías y paso a que empresas medianas y pequeñas pudieran aprovechar estas tecnologías y crear sus propias salas de reuniones equipadas de alto nivel pero al alcance de sus presupuestos.

Hasta ahora vemos y entendemos el porque el "boom" de los huddle room, pero resulta que esto que apenas estamos tratando de entender y explotar encuentra una nueva tendencia, y viene acompañada por el "boom" del BYOD.

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Hablemos antes de BYOD y UC para poder entender hacia donde se dirige la nueva tendencia en salones de reuniones y videoconferencias que indicamos al principio.

BYOD es la idea que cada persona lleva su propio dispositivo a las reuniones, sea porque es un PC, un Mac, una tablet o un smartphone, y que sin importar la tecnología, marca o sistema operativo la pueda hacer funcionar en el sitio de reunión llevando allí sus presentaciones, memorias e información, y pudiéndola compartir con los demás participantes fácilmente.

Esto es un gran reto para los fabricantes de tecnología, y para la correcta creación de las salas de reuniones por parte de los integradores, ya que se deben de tener las interfaces y puentes que permitan esto, y muchas veces con los equipos físicos o softcodecs no es tan fácil ni económico, pero si se logra, la agilidad en las reuniones, que es uno de los factores mas importantes para el uso de la sala, junto con que la gente se siente mas cómoda, va a traer como consecuencia el aumento en la productividad de estas reuniones.

Otra tendencia que encontramos para aumentar la productividad, es la de aprovechar entornos casuales para que se discutan temas, y allí es donde vemos que muchas decisiones y discusiones importante se hacen alrededor de la cafetera, en un patio de descanso o en otros sitios que realmente NO fueron pensados como sitios de reuniones oficiales, pero la verdad es que si esto esta sucediendo y se esta aumentando la productividad, las empresas no quieren coartar esto y por el contrario les gustaría fomentar este comportamiento.  ¿Pero como hacerlo controlable?


Nos encontramos entonces ahora con que ya el Huddle Room, que es lo que consideramos la relajación de la estricta sala de juntas tradicional y que veían los fabricantes como el sitio de enfoque de la tecnología, se encuentra con otra realidad y son otros sitios aun mas informales para reunirse y con nuevos retos de interconectividad.


¿Que pasa si queremos compartir estas nuevas reuniones informales con otras personas fuera del sitio? o ¿Si queremos compartir nuestras pantallas con las otras personas que están allí de una manera mas cómoda que tener que juntarse todos a ver la tabla o gráfica en el dispositivo de quien tiene la información?  Estas preguntas nos llevan a reponer que tecnológicamente se deberían equipar estos nuevos sitios con pantallas, camaras y micrófonos para poder hacer esta visualización de documentos mas cómoda y productiva y también poder transmitir esto a otros sitios o salas en la misma empresa o fuera de ella (videoconferencia).

Acá es donde encontramos la nueva tendencia, y que viene a veces a complementar ,y en otras veces a competir con los Huddle Room, y por ser algo tan nuevo aun no se ha patentado un termino para esto, así que lo llamaremos "virtual huddle room", porque es algo similar a lo anterior pero sin tener que estar confinado a un sitio especifico cerrado ni muchas veces tener que disponer de pantallas, cámaras, micrófonos y otros equipos audiovisuales físicos y/o fijos.


Imagínese que usted pudiera aprovechar este nuevo espacio que se abre, y equipar ya no solo los cientos de huddle room, sino los millares de sitios de reuniones improvisadas de manera que las personas puedan compartir y visualizar sus documentos y datos, ademas de sus voces, imágenes y vídeos con quienes tiene cerca o quienes están en otro sitio.



Ahora Imagínese el ahorro de dinero para la empresa de no tener que equipar todos estos sitios informales con miles de pantallas y cámaras pero si disponer de un sistema que me permita usar los dispositivos de las personas (BYOD) para que por medio de un Hub especializado se puedan conectar inalambrica y fácilmente y se usen sus pantallas para visualización común, sus cámaras y micrófonos para captación común!  Allí es donde la nueva revolucion esta apuntando, y alli es donde Huddel Room Hubs como los de HRT vienen a presentar la nueva tendencia en salas de reuniones.


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Tenga en cuenta que estos Huddle room hubs no solo tienen la utilidad para estos salones virtuales, informales, abiertos, sino que también pueden presentarse como una gran opción para los salones cerrados confinados típicos de huddle room e inclusive salas de juntas especialmente para aquellas empresas que sus presupuestos no le dan para equiparlas todas con TVs, proyectores, pantallas, cámaras, y demás equipos audiovisuales, o si la sala ya esta equipada con estos equipos, le permitira tener aun mas agilidad y productividad en las reuniones al permitir conexiones inalambrica mas rápidas, ágiles y seguras que con los sistemas tradicionales.

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